【德達(dá)云課堂】會(huì)務(wù)工作必備的“24節(jié)點(diǎn)法”
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德達(dá)集團(tuán)
發(fā)布時(shí)間：
2023-04-09
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會(huì)務(wù)工作的質(zhì)量與水平直接影響到?jīng)Q策及其落實(shí)的質(zhì)量和水平。本文中，作者總結(jié)了會(huì)務(wù)工作“24節(jié)點(diǎn)法”，把會(huì)前籌備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后總結(jié)“三部曲”細(xì)化量化為24個(gè)節(jié)點(diǎn)，將會(huì)務(wù)工作納入程序化、規(guī)范化的軌道，很值得經(jīng)常參與會(huì)務(wù)工作的接待人參考借鑒。

【德達(dá)云課堂】會(huì)務(wù)工作必備的“24節(jié)點(diǎn)法”


會(huì)前籌備是基礎(chǔ)
1．?dāng)M訂會(huì)議方案。會(huì)議方案是組織安排會(huì)議的總綱，是會(huì)議意圖、目標(biāo)、計(jì)劃實(shí)施的書面表現(xiàn)形式。內(nèi)容包括：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、主要內(nèi)容、議程、擬請(qǐng)出席領(lǐng)導(dǎo)、參會(huì)范圍、日程安排、文件材料目錄、宣傳報(bào)道、食宿行安排、安全保衛(wèi)、工作班子組成及職責(zé)分工等。制訂會(huì)議方案要堅(jiān)持復(fù)雜程序簡(jiǎn)明表述、簡(jiǎn)單問題慎重對(duì)待的原則，增強(qiáng)方案的指導(dǎo)性和可操作性。方案報(bào)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，要立即召集相關(guān)單位負(fù)責(zé)人召開協(xié)調(diào)會(huì)，對(duì)各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行分解。
2．起草、審核會(huì)議通知。會(huì)議通知是會(huì)議組織者向參會(huì)人員傳遞會(huì)議信息的主要方式，也是參會(huì)人員反饋信息的前提和條件。起草會(huì)議通知要做到表達(dá)準(zhǔn)確、條理清楚、言簡(jiǎn)意賅、一目了然。通知的內(nèi)容包括：會(huì)議名稱、主送單位、主要內(nèi)容、報(bào)到時(shí)間和地點(diǎn)、參會(huì)范圍、報(bào)名要求、有關(guān)事項(xiàng)等。會(huì)議通知一般由會(huì)議的承辦單位負(fù)責(zé)起草，然后報(bào)有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審核簽批。做好這項(xiàng)工作，關(guān)鍵在于落實(shí)會(huì)簽制度與提高效率相結(jié)合，既要嚴(yán)格按程序逐級(jí)審核把關(guān)，又要迅速及時(shí)。
3．下發(fā)會(huì)議通知。要把握好兩點(diǎn)：一是及時(shí)，使參會(huì)人員有充裕時(shí)間做好準(zhǔn)備；二是準(zhǔn)確，防止重發(fā)、錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)。在召開緊急會(huì)議需要電話通知時(shí)，要注意語言的使用，避免出現(xiàn)“明天”“后天”等字眼，必要時(shí)說明“星期幾”，防止產(chǎn)生歧義。
4．落實(shí)與會(huì)人員。按照會(huì)議通知要求的時(shí)間，對(duì)與會(huì)人員逐一落實(shí)并做好登記，必要的進(jìn)行電話核查、督促，統(tǒng)計(jì)匯總后拉出請(qǐng)假人員名單，并及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
5．協(xié)調(diào)出席領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)會(huì)議性質(zhì)擬寫領(lǐng)導(dǎo)出席安排，報(bào)請(qǐng)秘書長(zhǎng)同意后，逐一進(jìn)行電話通知。內(nèi)容包括：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程。并幫助銜接、督促講話稿或主持詞的起草與報(bào)送，確保及時(shí)送到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)手中。會(huì)前半小時(shí)再對(duì)出席領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行一次手機(jī)短信提醒。
6．預(yù)訂會(huì)議室。會(huì)議時(shí)間確定之后，要立即與會(huì)議場(chǎng)所聯(lián)系溝通，預(yù)訂會(huì)議室，并安排做好先期準(zhǔn)備工作。
7．編印會(huì)議須知。與會(huì)者通過會(huì)議通知得到召開會(huì)議的信息，但會(huì)議的有關(guān)安排、要求，需要通過會(huì)議須知來了解和掌握。大型會(huì)議活動(dòng)需要編印會(huì)議須知，須知編排要求準(zhǔn)確、周密、合理、簡(jiǎn)潔。內(nèi)容包括：日程安排、與會(huì)人員名單、分組名單、食宿安排、乘車安排、值班電話、作息時(shí)間、注意事項(xiàng)等。
8．制作會(huì)議證件。有些會(huì)議需要制作會(huì)議證件，包括出席證、列席證、工作證、車輛通行證等。證件制作要根據(jù)會(huì)議主題，從易于識(shí)別、方便管理、利于安全的原則設(shè)計(jì)制作。


【德達(dá)云課堂】會(huì)務(wù)工作必備的“24節(jié)點(diǎn)法”


9．布置主席臺(tái)。主席臺(tái)是會(huì)場(chǎng)的重點(diǎn)和中心部位，是會(huì)議性質(zhì)、規(guī)格和氣氛的集中體現(xiàn)。主席臺(tái)的布置要從會(huì)議性質(zhì)、領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)、主席臺(tái)大小以及方便領(lǐng)導(dǎo)出入席等方面綜合考慮。
10．制作會(huì)標(biāo)。有些會(huì)議需要制作會(huì)標(biāo)以體現(xiàn)會(huì)議的主題，會(huì)標(biāo)制作一定要準(zhǔn)確無誤，并注意把握會(huì)標(biāo)的長(zhǎng)度、字體與會(huì)場(chǎng)是否協(xié)調(diào)一致。某些法定會(huì)議，還需要懸掛黨徽。
11．檢查音響和燈光。根據(jù)會(huì)議議程安排話筒的數(shù)量和擺放位置，并嚴(yán)格落實(shí)“三檢查”：布置會(huì)場(chǎng)時(shí)檢查；會(huì)前半小時(shí)檢查；會(huì)前十分鐘檢查。某些法定會(huì)議播放《國歌》《國際歌》，要提前進(jìn)行演練并做好備份，確保萬無一失。檢查會(huì)場(chǎng)內(nèi)是否有燈泡損壞，如有損壞，提前進(jìn)行更換，有投影演示時(shí)需及時(shí)調(diào)節(jié)燈光。
12．編制座區(qū)圖，擺放座簽。根據(jù)統(tǒng)計(jì)整理后的與會(huì)人員名單，合理安排與會(huì)人員的會(huì)場(chǎng)座次。座區(qū)圖和座簽要反復(fù)進(jìn)行核對(duì)，防止遺漏、重復(fù)，防止出現(xiàn)錯(cuò)別字。
13．組織調(diào)度會(huì)議用車。大型會(huì)議活動(dòng)，需要借用或租用車輛。要安排專人負(fù)責(zé)車輛的召集和調(diào)度，車輛較多時(shí)要編排乘車分組，并對(duì)車輛進(jìn)行編號(hào)。
14．安排新聞報(bào)道。需要新聞報(bào)道的會(huì)議，要提前通知有關(guān)新聞單位，并要求其將記者名單報(bào)市委值班室，再按名單通知到具體人。
15．安排會(huì)場(chǎng)警衛(wèi)和交通疏導(dǎo)。通知相關(guān)部門做好會(huì)場(chǎng)警衛(wèi)及交通疏導(dǎo)工作，防止會(huì)議過程中出現(xiàn)意外情況。規(guī)模較大的會(huì)議，由于到會(huì)車輛較多，要安排交警在會(huì)場(chǎng)附近進(jìn)行交通疏導(dǎo)。
16．電力保障。會(huì)前與供電部門溝通聯(lián)系，安排保電任務(wù)，同時(shí)安排會(huì)議場(chǎng)所進(jìn)行內(nèi)部檢修。會(huì)議過程中還需安排專人值班，以便應(yīng)對(duì)突發(fā)情況。
會(huì)中服務(wù)要細(xì)致
17．組織會(huì)議報(bào)到。會(huì)議報(bào)到是與會(huì)人員身份再確認(rèn)的過程，是與會(huì)人員領(lǐng)取會(huì)議證件、文件材料、辦理住會(huì)手續(xù)的必要環(huán)節(jié)。通過報(bào)到能及時(shí)使與會(huì)人員了解會(huì)議安排，掌握會(huì)議動(dòng)態(tài)，同時(shí)也能使會(huì)議組織者及時(shí)知曉與會(huì)人員情況。會(huì)議報(bào)到工作要求熱情周到、迅速準(zhǔn)確、有條不紊。
18．分發(fā)會(huì)議材料。會(huì)議材料可以在會(huì)前通知各單位派人領(lǐng)取，也可以在會(huì)場(chǎng)簽到處一并發(fā)放，或是提前放置到與會(huì)人員桌上。要做到“三不”：即不錯(cuò)一字；不漏一份；不掉一人。對(duì)擺放在主席臺(tái)上的材料，要從頭到尾檢查順序和頁碼，確保不出差錯(cuò)。
19．與音響師對(duì)接。準(zhǔn)備一套會(huì)議材料，包括會(huì)議的主持詞交音響師，以方便其把握議程安排與音響的調(diào)配。
20．會(huì)議值班。會(huì)議值班的作用是收集和發(fā)送有關(guān)會(huì)議的信息，協(xié)調(diào)處理會(huì)議期間各項(xiàng)工作和突發(fā)事件，落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)等。安排一人在會(huì)場(chǎng)內(nèi)、一人在會(huì)場(chǎng)外值班，及時(shí)溝通情況，確保聯(lián)絡(luò)暢通。值班人員要時(shí)時(shí)將會(huì)議的實(shí)際進(jìn)展情況與會(huì)議議程進(jìn)行對(duì)比，掌握會(huì)議進(jìn)程。
21．會(huì)場(chǎng)服務(wù)。提醒工作人員定時(shí)供應(yīng)茶水，巡回檢查會(huì)場(chǎng)內(nèi)的音響、燈光、室溫、通風(fēng)、屏蔽等情況，發(fā)現(xiàn)問題迅速補(bǔ)救。遇到特殊情況需要向會(huì)議主持人匯報(bào)時(shí)，要采取靈活的方式處理，最大限度地減少對(duì)會(huì)議的影響。
22．維護(hù)會(huì)場(chǎng)秩序。會(huì)場(chǎng)秩序包括會(huì)場(chǎng)外秩序和會(huì)場(chǎng)內(nèi)秩序。會(huì)議召開時(shí)，在會(huì)議室門口安排專人值班，防止無關(guān)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，禁止大聲喧嘩。發(fā)現(xiàn)會(huì)場(chǎng)內(nèi)不遵守紀(jì)律的行為，予以提醒和制止，要注意做到言辭溫和有禮，態(tài)度嚴(yán)肅認(rèn)真，行動(dòng)不慍不火。會(huì)議開始后安排專人到會(huì)場(chǎng)清點(diǎn)人數(shù)，對(duì)遲到、缺席者進(jìn)行登記。


【德達(dá)云課堂】會(huì)務(wù)工作必備的“24節(jié)點(diǎn)法”


會(huì)后總結(jié)很必要
23．會(huì)議資料總結(jié)歸檔。會(huì)后將會(huì)議所有文件包括會(huì)議方案、會(huì)議通知、會(huì)議須知、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議發(fā)言材料、領(lǐng)導(dǎo)講話等收集起來，按順序裝訂成冊(cè)，以備查考。有些會(huì)議還要做好錄音、錄像資料的收集整理。根據(jù)保密原則，對(duì)需回收的會(huì)議材料要逐份清查回收。
24．召開分析總結(jié)會(huì)。分析總結(jié)會(huì)務(wù)工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，找出規(guī)律性的東西，以指導(dǎo)做好今后的會(huì)務(wù)工作。注意收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)務(wù)工作的意見，虛心采納、整改提高。有的會(huì)議還應(yīng)寫出專門的總結(jié)，連同其他會(huì)議文件，一并歸檔。